OFFICE MANAGER (M/W/D)

Wir suchen ab sofort zur Verstärkung unseres Teams einen flexiblen Office Manager (m/w/d).

Du trägst mit deinem Engagement, deiner Verlässlichkeit und sehr guten kommunikativen Fähigkeiten, dazu bei, dass sich alle willkommen fühlen und hervorragende Arbeitsbedingungen vorfinden. Als Office Manager kümmerst du dich um praktische, organisatorische und administrative Aspekte unseres Agenturalltags und bist unsere erste Ansprechperson für alle internen und externen täglichen Belange.

 

Deine Aufgaben:

Workplace community management:

  • das operative und eigenverantwortliche Management aller Coworking Prozesse
  • das Onboarding neuer Coworker
  • Verbesserung des Vermietungsangebots und der Erhöhung der Kapazitätsauslastung
  • Verwaltung der bestehenden Verträge
  • Allgemeines Feelgood Management für alle Coworker

Office Management:

  • die Gestaltung und Sicherstellung einer reibungslosen Büroorganisation
  • Materialverwaltung und -bestellung
  • Bearbeitung von Posteingang und -ausgang, inklusive Ablage (physisch/digital)
  • Kommunikation mit und Koordination der externen Dienstleister inkl. Vertragsmanagement.
  • Unterstützung der Geschäftsführung im Tagesgeschäft sowie erster Ansprechpartner für das Team bei administrativen Themen
  • Bei Bedarf unterstützt du bei der Vorbereitung von Präsentationen und anderen Dokumenten und stellst Informationen für die Geschäftsführung zusammen

HR:

  • Du verantwortest den Recruiting Prozess
  • Ausfertigen von Vertragsdokumenten im Rahmen der Personalorganisation, inklusive Arbeitsverträge erstellen, Arbeitszeugnisse verfassen und die Ablage (physisch/digital)
  • Du bist der erste Kontakt zu allen Mitarbeitenden in Punkto Unterlagen/ Nachweise
  • Pflege der Freelancer-Datenbank und Kommunikation mit den Freelancern
  • Onboarding neuer Mitarbeiter

Unsere Anforderungen:

  • abgeschlossene kaufmännische Ausbildung
  • 2-3 Jahre Berufserfahrung im Office Management in einem dynamischen Umfeld
  • Erfahrungen in Assistenz, Vermietung oder Personalarbeit wünschenswert
  • selbstständige und strukturierte Arbeitsweise, Organisationstalent
  • freundliches und aufgeschlossenes Wesen, gute Umgangsformen
  • selbstbewusstes Auftreten und Kommunikationsstärke
  • Hilfsbereitschaft und Zuverlässigkeit
  • Motivation sowie Eigeninitiative
  • fließende Deutsch- und gute Englischkenntnisse
  • sehr sicherer Umgang mit MS-Office Programmen, besonders Excel

Dich erwarten ein kreatives, offenes und freundschaftliches Arbeitsumfeld, in welchem tolle Ideen entstehen und umgesetzt werden, ein kleines, aufgeschlossenes Team sowie flache Hierarchien, direkte Zusammenarbeit mit den drei Gründern und optimale Arbeitsbedingungen.

Flexible Arbeitszeiten und Überstundenvergütung sind bei uns selbstverständlich.

Bitte sende deine vollständigen Bewerbungsunterlagen (Anschreiben, Lebenslauf, Zeugnisse), Gehaltsvorstellungen sowie deinen frühestmöglichen Eintrittstermin an Melanie Albrecht: jobs@dreinull.de

Wir freuen uns darauf, dich bald persönlich kennenzulernen!

YOUR CONTACT PERSON

Melanie Albrecht
Senior Human Resources Manager
jobs@dreinull.de
Tel +49 30 33 93 66 30